1. Principe

Au sein de notre groupe d’entreprises familial (voir au point 2), nous attachons beaucoup d’importance à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons les données. Nous traitons et sécurisons ces données avec le plus grand soin, conformément à la législation applicable. Nous mettons tout en œuvre pour protéger les données personnelles qui nous sont transmises contre la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif.

Cette déclaration de protection des données a été établie suite à l’entrée en vigueur du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données (RGPD).

La présente déclaration de protection des données vous explique à quel moment et pourquoi nous avons besoin de vos données personnelles, quelles sont les données que nous rassemblons, de quelle manière et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transmettre, quels sont vos droits et de quelle façon vous pouvez les exercer.

Cette déclaration de protection des données vous est destinée lorsque

  1. vous postulez pour un emploi à durée déterminée ou indéterminée;
  2. vous postulez en tant qu’intérimaire par l’intermédiaire d’une agence d’intérim en vue d’un emploi permanent;
  3. vous postulez pour un emploi comme étudiant salarié.

 

chez une des sociétés de notre groupe d’entreprises familial.

 

  1. Groupe d’entreprises familial

Les activités de recrutement pour les sociétés suivantes (regroupées sous l’appellation “groupe d’entreprises familial”) sont coordonnées de manière centralisée: GroupDC SA, DCM SA, Intraco Ltd SA, Steenbeek SA, Belcofeed SA, DC Transport SPRL, DCM Nederland BV, Deutsche Cuxin Marketing GmbH & DCM GmbH.

Si vous posez votre candidature chez une de ces sociétés, vos données seront enregistrées par GroupDC NV qui est responsable du traitement de vos données. (Responsable du traitement au sens du RGPD).

  1. Collecte de données personnelles

Nous collectons vos données à partir du moment que vous les entrez sur la page de recrutement sur notre site web, lorsque vous répondez en ligne à l’une de nos offres d’emploi via un site de recrutement, lorsqu’un bureau de sélection ou une agence d’intérim vous présente comme candidat à un poste vacant en vue d’un emploi permanent. A travers ces canaux, vos données sont directement stockées dans “Talentfinder”, notre logiciel de recrutement. Grâce à cet outil, vous pouvez à tout moment accéder vous-même aux données stockées.

 

Lorsque vous posez votre candidature par e-mail, par courrier postal ou par une autre voie (p.ex. salon de l’emploi, rencontre avec un employé, …), vos données seront enregistrées par nos soins dans notre logiciel de recrutement pour que vous ayez à tout moment accès à ces données. Les données originales (par e-mail, sur papier, …) seront effacées ou détruites à ce moment-là.  

 

 

  1. Objectifs

Nous collectons vos données personnelles pour les finalités reprises ci-dessous et nous ne les utiliserons pas à d’autres fins sans vous en avoir averti au préalable et, si nécessaire, vous en avoir demandé l’autorisation.

Nous utilisons vos données principalement pour exercer nos activités de recrutement et de sélection au sein de notre groupe d’entreprises familial.

Nous utilisons plus spécifiquement vos données personnelles pour, le cas échéant :

  1. vous intégrer à notre base de données de candidats (Talentfinder) que nous consultons pour sélectionner les candidats appropriés pour les postes vacants à l’intérieur de notre groupe d’entreprises familial.
  2. déterminer votre profil et juger de vos aptitudes en tant que candidat pour les postes vacants au sein de notre groupe d’entreprises familial. Pour cela, nous pouvons notamment utiliser les résultats des tests que vous avez passés (tests de personnalité en ligne, tests de langue, assessments,…) et procéder à des contrôles de références (en ligne) que nous n’effectuons qu’avec votre consentement exprès auprès des personnes/entreprises que vous avez indiquées.
  3. pouvoir présenter votre profil, y compris votre cv, aux managers ayant des postes vacants au sein de notre groupe d’entreprises familial.
  4. vous contacter par téléphone, e-mail, sms ou tout autre canal au sujet de postes vacants au sein de notre groupe d’entreprises familial ou pour obtenir des informations supplémentaires sur votre profil et vos attentes professionnelles.
  5. vous inviter à un entretien d’embauche (entretien personnel ou entretien vidéo). Après acceptation, vos données personnelles seront utilisées pour vous évaluer au cours de cet entretien.
  6. vous permettre d’exercer vos droits (voir plus loin au point 9) et pouvoir démontrer ultérieurement que nous avons donné suite à ces mêmes droits.

Nous utilisons et traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement : lors de l’enregistrement de vos données dans “Talentfinder”, notre logiciel de recrutement, on vous demande votre consentement pour le traitement des données personnelles mises à disposition. Etant donné que ce traitement de données est uniquement basé sur votre consentement, il vous est loisible de le retirer, sans pour autant pouvoir porter atteinte à la licéité des traitements effectuées avant le retrait de ce consentement.

 

  1. Nature des données

 

Nous utilisons et traitons vos données personnelles afin de pouvoir réaliser les objectifs ci-dessus. Vous êtes personnellement responsable de l’exactitude et de la pertinence des données que vous nous avez initialement communiquées vous-même. Vous avez tout intérêt à nous communiquer le plus rapidement possible la moindre modification intervenant au niveau de vos données personnelles via votre accès à Talentfinder, la plateforme en ligne.

Quant aux données que vous nous avez transmises volontairement et de vous-même, il s’agit des données suivantes :

  1. Données d’identification personnelle, telles que le nom et l’adresse, l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité et la langue;
  2. Données d’identification électronique, telles que l’adresse e-mail, le numéro de portable;
  3. Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique;
  4. Descriptions psychiques, telles que la personnalité au moyen d’un test psychotechnique;
  5. Curriculum académique et publications;
  6. Qualités professionnelles, telles que formation professionnelle et possession d’un permis de conduire et d’expériences professionnelles;
  7. Affiliation/participation à des organisations professionnelles;
  8. Informations concernant l’emploi actuel et sa fin éventuelle;
  9. Données relatives à la carrière;
  10. Données relatives à l’organisation du travail;
  11. Données salariales;
  12. Formation à la fonction;
  13. Images;
  14. Données relatives aux activités de loisirs et intérêts

En tant que candidat, vous n’êtes jamais obligé de divulguer des informations dites sensibles au sens de la réglementation sur la vie privée, sauf lorsque la loi l’exigerait ou l’autoriserait dans un cas particulier. Lorsque vous vous enregistrez chez nous ou lorsque vous entrez en contact avec des employés de notre groupe d’entreprises familial d’une autre manière (p.ex. entretien d’embauche), on ne vous demandera jamais, sauf lorsque la loi l’exigerait ou l’autoriserait dans un cas particulier, des données qui révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, des données génétiques ou biométriques, des données concernant votre santé,  des données concernant votre vie ou votre orientation sexuelle ou des données concernant des infractions pénales. Dans le cadre du screening de votre candidature, GroupDC peut consulter les données personnelles que vous avez divulguées publiquement sur des médias sociaux.

Dans le cadre d’entretiens individuels et d’entretiens d’embauche, les données personnelles disponibles (principalement le cv et la lettre de motivation) peuvent également être imprimées sur papier et des notes peuvent être prises par GroupDC sur la base de vos réponses. Ce dossier imprimé sera conservé conformément aux délais de conservation décrits au point 7.  

  1. Partage de données personnelles

 

GroupDC (responsable du traitement des données de Talentfinder) peut transmettre certaines de vos données personnelles uniquement si cela s’avère nécessaire pour la réalisation des objectifs énumérés au point 4; cette transmission peut se faire :

  • à des managers de sociétés du groupe d’entreprises familial, pour discuter une éventuelle candidature à un poste vacant chez le manager en question;
  • à tout autre tiers si nous y sommes obligés par la loi ou à la suite d’une décision judiciaire (ordonnance ou arrêt).

Vos données personnelles ne sont ni vendues, ni louées, ni mises à la disposition de tiers à des fins commerciales par GroupDC, sauf avec votre consentement préalable. Dans le cadre du développement de ses activités, GroupDC peut vendre des activités ou actifs. En cas de vente, de fusion, de réorganisation, de dissolution d’entreprise ou autre événement similaire, vos données personnelles et autres informations peuvent faire partie des actifs transférés.

Lorsque nos fournisseurs traitent vos données personnelles pour le compte de GroupDC, ils agissent en tant que sous-traitants au sens défini par le RGPD. Nous concluons un contrat de traitement avec ces sous-traitants et nous mettons tout en œuvre pour que vos données personnelles soient suffisamment sécurisées.

GroupDC s’efforce de toujours conserver vos données personnelles sur des supports situés au sein de l’Union européenne. Dans les cas exceptionnels que des données sont transmises hors de l’Union européenne, GroupDC prend les mesures de protection contractuelles et techniques nécessaires pour s’assurer que toutes les données personnelles transmises soient protégées de façon adéquate et donc compatibles avec le RGPD.  

Vos données personnelles en tant que candidat sont actuellement traitées par notre fournisseur de logiciels en Belgique et stockées dans un centre de données aux Pays-Bas. Le fournisseur de Talentfinder prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l’état actuel des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

  1. Conservation de données personnelles

 

Lorsque vous nous transmettez vos données en tant que candidat-employé pour notre groupe d’entreprises familial, vous acceptez explicitement que vos données soient conservées dans une base de données gérée par GroupDC. Vos données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement pour le poste vacant concerné, pour les offres d’emploi existants pour lesquelles vous avez manifesté votre intérêt et pendant 2 ans après la fin de la procédure de sélection correspondante. Ainsi, GroupDC peut gérer le suivi administratif et juridique de votre candidature et vous soumettre de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre à vos attentes professionnelles. Vous êtes avertis par e-mail 1 mois avant la suppression de vos données conformément à notre politique interne sur la vie privée. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander de conserver vos données plus longtemps afin de nous permettre de vous contacter proactivement pour vous proposer une offre d’emploi susceptible de vous intéresser. En ce cas, la même procédure sera de mise avant la fin de cette nouvelle période de 2 ans, et ainsi de suite. En l’absence de réaction des candidats à l’issue de cette période de 1 mois, les données seront automatiquement et définitivement supprimées.

  1. Mesures de sécurité

GroupDC met tout en œuvre pour sécuriser vos données personnelles de manière optimale contre toute utilisation illicite. Pour cela, nous recourons à des mesures physiques, administratives et technologiques. Par exemple, seules les personnes autorisées du département HR obtiennent un accès général à la base de données Talentfinder. Ces personnes sont tenues de connaître et d’appliquer correctement notre politique interne en matière de respect de la vie privée et de protection des données.
Les autres employés du groupe d’entreprises familial ne peuvent consulter vos données que temporairement, si votre candidature peut être intéressante pour un poste dont ils sont responsables.

  1. Droits des candidats

GroupDC traite vos données personnelles conformément aux dispositions de la présente déclaration de protection des données. En tant que partie concernée, vous disposez d’un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment.

En vous connectant à votre profil personnel, vous avez à tout moment le droit d’accéder à vos données personnelles. Vous pouvez y éditer, corriger et supprimer vos données personnelles. Il vous est également loisible de retirer votre consentement quant au traitement de vos données personnelles. Ce retrait entraînera automatiquement une suppression immédiate et irréversible de vos données personnelles. En cas de perte de mot de passe pour votre profil, vous pouvez demander un nouveau mot de passe, afin que le doit d’accès puisse être exercé à tout moment.

Moyennant l’envoi d’une demande datée, accompagnée d’une pièce d’identité, adressée par e-mail à HR@groupdc.be, vous pouvez également demander de transmettre vos données à une tierce partie. Quand GroupDC a transmis les données visées à d’autres personnes, GroupDC prend toutes les mesures raisonnables pour vous informer, ainsi que la tierce partie, de la demande afin d’effacer tout lien vers vos données ou une copie ou reproduction de celles-ci.

 

  1. Questions, remarques, plaintes et fuites de données

Si vous avez des questions, des remarques ou des plaintes à formuler concernant la protection de vos données personnelles par GroupDC ou à propos de la présente déclaration de protection des données, n’hésitez pas à contacter le département HR (e-mail à hr@groupdc.be).  

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) à l’adresse suivante: rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles.

  1. Modifications

GroupDC peut apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données. GroupDC vous conseille donc de la consulter régulièrement lorsque vous visitez ses sites web.